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Archive for November, 2014

7 ideas para ser más eficaz en el trabajo

¿Trabajas mucho? ¿llegas temprano al trabajo y te marchas tarde y no te alcanza el tiempo para todo lo que debes hacer? ¿Sientes que el día no tiene suficientes horas para cumplir con todas tus tareas? ¿Pasas demasiado tiempo ocupándote de los asuntos rutinarios y no puedes dedicarte a los proyectos importantes? Desde AgioGlobal os ofrecemos ideas detalladas para establecer metas claras y definidas, organizarse las cosas para ir haciéndolas de una en una y ser nosotros dueño de nuestro tiempo.

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El tiempo es un recurso valiosísimo que no podemos ni comprar, ni vender, ni estirar, ni compartir con otros.  Tampoco podemos conseguir más o tener menos. En un día todos tenemos la misma cantidad de tiempo: veinticuatro horas.  La diferencia está en cómo empleamos esas veinticuatro horas cada uno de nosotros.  Los que aprovechan al máximo su tiempo quizás apliquen técnicas y sistemas diferentes, pero todos tienen una cosa en común: saben lo que quieren hacer con su tiempo, tienen una visión clara de a qué quieren dedicarlo e incluyen en su planificación un claro orden de prioridades.

Decía Peter Drucker que si una persona no sabe administrar su tiempo, difícilmente podrá administrar bien ningún otro recurso en su vida. Gestionar bien el tiempo significa emplearlo de manera inteligente en actividades que te acerquen a tus objetivos. Cuando uno no sabe en qué se le ha ido el dinero, la solución es llevar un registro de gastos durante un mes.  Lo mismo sucede con el tiempo. El primer paso para una buena gestión consiste en hacer una auditoría de tu tiempo con idea de evaluar en qué lo estás empleando exactamente.

Es importante auditar no sólo el tiempo de tu trabajo sino también el tiempo personal, ya que la gestión del tiempo no se ocupa únicamente de trabajar más eficazmente y hacer más cosas.  La gestión del tiempo es una herramienta muy útil que te ayudará, además, a conseguir el equilibrio entre tu vida personal y laboral.  Después de examinar los resultados de tu auditoría, pregúntate: “¿Es así como quiero ocupar mi tiempo?”
Muchas personas se asombran cuando descubren la cantidad de tiempo que invierten en tareas aparentemente importantes que en realidad no lo son, o que podrían delegar con facilidad. Calcula con exactitud el empleo de tu tiempo y comprueba las tareas que haces realmente.  Compara estos resultados de tu auditoría con las funciones que corresponden al puesto de trabajo que estás ocupando en tu empresa y por las que te van a pedir que consigas unos objetivos.

Todos necesitamos más tiempo del que tenemos, pero puesto que nadie tiene más de veinticuatro horas cada día, la única opción que nos queda es utilizar el tiempo que tenemos más efectivamente.

7 ideas para ser más eficaz en el trabajo:

1. Establece un orden de prioridades en la realización de tus tareas, de forma que identifiques aquellas que inevitablemente tengas que hacer tú, aquellas que puedas eliminar y aquellas otras que pueda delegar.

2. Delega lo que puedas.  Piensa que no eres tan indispensable como crees, es hora de empezar a delegar. Comienza con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien más puede llevar a cabo. Acepta que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo, y permite una curva de aprendizaje razonable. Te beneficiarás en tener más tiempo y menos estrés.

3. Haz una sola cosa cada vez. En palabras de David Allen, autor del exitoso libro “Getting Things Done”  Hacer más de una cosa al mismo tiempo, casi siempre también significa hacer mal al menos una de ellas.  “Los seres humanos pueden hacer dos tareas simples y de bajo nivel cognitivo a la vez, como archivar y escuchar la radio”.  Pero un nivel cognitivo mayor como leer un informe requiere de un mayor poder mental para realizarlo bien.  Añadir otra tarea aunque sea simple, disminuye la compresión y memoria de ambas.  Las investigaciones muestran que las multitareas son una serie de constantes microinterrupciones que tienden a reducir el funcionamiento mental y motriz.

4. Realiza tu trabajo en la mitad de tiempo. Aparentemente, la manera de ahorrar tiempo es lograr que el trabajo esté hecho con la mayor rapidez posible.  Si bien a corto plazo puede ser cierto, hacer verdaderamente un buen trabajo ahorra tiempo a largo plazo y te procura el espacio mental y la lucidez que necesitas para emprender el siguiente proyecto.  Un trabajo realizado concienzudamente no te causará más preocupaciones.

5. Planifica tus actividades. Planificar es la piedra sobre la que se basa la gestión del tiempo, todo el tiempo que le dediques a esa tarea merece la pena. Pero no consiste sólo en crear una buena planificación o programa, debes ser capaz de llevarlo a cabo.

6. Haz una programación personal, realista y flexible.  Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Para sacar el mayor partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia en aquellos momentos del día en los que tus niveles de energía y atención son mayores.

7.Mejora tu capacidad de producción. Es tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se está familiarizado. Realizar tareas que mejoren tu capacidad de producción te hará ser más eficiente y no sólo te ahorrará tiempo, sino que rebajará tu carga de trabajo total.

Como Jack Kornfield afirma en su libro Camino con corazón, el ahorro de tiempo se está convirtiendo en una prioridad tal en la vida de las personas, que está incluso empezando a reemplazar al sexo como modo de vender productos en televisión.

Con estos puntos Agioglobal pretende gestionar bien el estrés, saber decir no y así conseguir tener una alta motivación y no acabar haciendo horas extras.

El Team Building

El término Team Building está cada vez más extendido y desde Agioglobal queremos explicar su definición y aclarar las dudas de su significado.

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El Team Building es una actividad que incrementa la motivación y la cohesión de un equipo natural de trabajo. Se realiza en un entorno alejado de la oficina, normalmente en la naturaleza en una casa rural o en un Campus especialmente diseñado para ello, con el fin de que el equipo pueda desconectar de sus tensiones diarias y pueda dedicarse exclusivamente a construir la confianza mutua.

El Team Building también puede realizarse de forma más creativa y espectacular, fusionando una actividad como el ski, el golf etc. con el aprendizaje de competencias.

Un Team Building está formado por equipos de la organización con diferentes objetivos, entre los cuales destacamos:

· Aumento de la motivación y cohesión del equipo.

· Mejora de la colaboración, la comunicación y el trabajo en equipo.

· Diseño del estilo de liderazgo de la compañía.

· Diseño de competencias clave del equipo y definición de conductas de cada competencia.

· Identificación de fortalezas y debilidades del equipo.

· Visión. Diseño común de la visión del equipo.

El Team Building se realiza a través de diversas dinámicas grupales, juegos y competiciones, como las siguientes:

· El Meteorito. Trabajo en equipo y comunicación.

· El juego de la NASA. Trabajo en equipo y toma de decisiones.

· Los 3 viajes. Objetivos comunes de equipo

· La Alianza del equipo. Comunicación y organización.

· Las 4 competencias clave. Desarrollo del liderazgo compartido.

· La bandera del equipo. Visión.

· El dibujo del equipo. Visión.

De esta manera Agioglobal define este término como una jornada dinámica y motivadora de trabajo en equipo en un entorno natural, moderada por un experto, en el que se trabaja la comunicación, la confianza y el trabajo en equipo.

El cliente misterioso, una técnica en auge para medir la calidad de la atención al cliente

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· La división de Outsourcing de AgioGlobal ha abierto un proceso de selección para una treintena de investigadores

· Esta técnica resulta especialmente eficaz para establecimientos que prestan un servicio de atención al público o empresas que venden a través de intermediarios

· La necesidad de emplear auditores de diversa índole hace que el perfil para este puesto sea muy variado

 Para ofrecer un servicio de calidad, las compañías deben conocer la experiencia real que los consumidores tienen en todos sus puntos de contacto. Sin embargo, no siempre resulta sencillo obtener esta información. La investigación de mercados lleva tiempo trabajando en esta cuestión, y la figura del clientes misterioso se ha consolidado como uno de los barómetros de análisis más fiables. Por ello, cada vez son más las empresas que recurren a las auditorías ocultas para obtener información veraz sobre el servicio que ofrecen sus establecimientos. De hecho, la consultora de recursos humanos AgioGlobal, a través de su división de Outsourcing, ha abierto un proceso de selección para 30 clientes misteriosos.

El objetivo principal de estos investigadores es sencillo: medir la imagen y la calidad del servicio al cliente a través del comportamiento de los empleados de una organización. Para ello, acuden a un establecimiento pactado y, sin revelar su identidad, evalúan una serie de parámetros tales como el estado de las instalaciones, el precio, la rapidez del servicio o la atención recibida. Estos datos son recogidos en un informe que, una vez completado, envían a la compañía junto con una imagen del comercio.

Esta técnica resulta especialmente eficaz para establecimientos abiertos al público, así como para empresas que venden a través de intermediarios o un sistema de franquicias. Por ello, se suele emplear en sectores como el asegurador, el financiero, el turístico o la restauración.  No obstante, su eficacia es tal que otros ámbitos menos tradicionales, como la industria, ya comienzan a emplearla.

Y es que los beneficios que presenta el recurso a los clientes misteriosos son múltiples. Por ejemplo, las empresas pueden obtener información muy precisa sobre la atención al cliente, una de sus grandes preocupaciones ya que muchas veces constituye un factor identitario y que, incluso, puede suponer una ventaja diferencial frente a la competencia. Además, pueden tener un control preciso sobre si se están cumpliendo o no aspectos determinados desde la matriz, como el precio del servicio, por ejemplo. Por otro lado, los datos recogidos por el cliente misterioso son analizados exhaustivamente, lo que permite adoptar decisiones estratégicas.

La necesidad de emplear analistas de diversa índole y características hace que el perfil de personas apto para este puesto sea muy diverso. No obstante, se suele requerir cierto conocimiento del servicio a evaluar, especialmente cuando se trata de una prestación técnica. Del mismo modo, aspectos como una elevada capacidad de retención y observación son imprescindibles.

“El empleo de clientes misteriosos puede contribuir a que las compañías aumenten la calidad de los servicios que prestan. Mediante esta técnica, las organizaciones pueden obtener una información precisa sobre el comportamiento de su marca y tomar las medidas estratégicas oportunas. Puede ser una fuente de motivación del personal y conllevar un importante aumento de la rentabilidad”, explica José María Camps, presidente de AgioGlobal.

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